Wat is RPA?

Een RPA-robot werkt in de schermen van bestaande programma's, zoals een medewerker dat zou doen. Hij klikt, typt, kopieert en plakt volgens een vast script. Daardoor heeft hij geen koppeling met het systeem nodig: wat een mens op het scherm kan doen, kan de robot ook.

Een RPA-traject verloopt meestal in vier stappen:

1. Het proces vastleggen. Welke schermen, welke velden, welke uitzonderingen. Elke stap moet vooraf bekend zijn.
2. De robot bouwen. Vaak in een visuele editor of door handelingen op te nemen en daarna bij te werken.
3. Laten draaien. Naast een medewerker, die de robot start als hij hem nodig heeft, of zelfstandig op een server volgens een planning.
4. Bewaken en onderhouden. Verandert een scherm, een knop of een veldnaam, dan moet de robot mee.

Die laatste stap is het zwakke punt. Een robot die op schermen leunt, loopt vast zodra een leverancier zijn programma bijwerkt.

RPA volgt regels, AI leest en beoordeelt. Een RPA-robot doet precies wat in zijn script staat en stopt bij alles wat daarbuiten valt. AI-automatisering kan ook ongestructureerde invoer aan, zoals een mail, een pdf of een vrij ingevuld formulier, en kiest zelf wat ermee moet gebeuren.

	RPA	AI-automatisering
Hoe hij werkt	volgt een vast script	leest de invoer en kiest de stap
Wat hij aankan	gestructureerde gegevens in vaste velden	ook mail, pdf's en vrije tekst
Bij een afwijking	stopt of geeft een foutmelding	past zich aan of vraagt om hulp
Voorspelbaarheid	hoog, elke keer hetzelfde	lager, een model kan zich vergissen
Onderhoud	bij elke wijziging in een scherm	bij een wijziging in het proces of de instructies
Geschikt voor	veel herhalingen van precies dezelfde handeling	werk waarbij iets gelezen of beoordeeld moet worden

Het is geen of-of. In veel processen zitten allebei: vaste stappen die een robot of een koppeling betrouwbaar uitvoert, en een moment waarop iets gelezen moet worden. Daar zet je AI in, bijvoorbeeld een AI-agent. Hoe wij dat inrichten staat bij AI-automatisering.

RPA past bij werk dat vaak voorkomt, steeds op dezelfde manier gaat en tussen systemen loopt die niet met elkaar praten. Het klassieke voorbeeld is gegevens overtypen van het ene programma naar het andere, omdat er geen koppeling is of omdat die te duur is om te laten bouwen.

• Facturen overnemen. Gegevens uit een leveranciersportaal halen en in het boekhoudpakket invoeren.
• Rapporten ophalen. Elke ochtend inloggen in een systeem, een export downloaden en in een gedeelde map zetten.
• Klantgegevens bijwerken. Een adreswijziging in meerdere systemen tegelijk doorvoeren.
• Orderstatussen controleren. In het portaal van een vervoerder kijken waar een zending is en de status in het eigen systeem bijwerken.
• Accounts aanmaken. Een nieuwe medewerker in alle systemen zetten op basis van een vast formulier.

Heeft een systeem een API, dan is een directe koppeling meestal stabieler dan een robot op het scherm. RPA is dan vooral de oplossing voor oudere software zonder koppelmogelijkheden. Meer over welke aanpak bij welk proces past, staat op bedrijfsprocessen automatiseren.

Er zijn veel RPA-pakketten, maar een handvol namen kom je het vaakst tegen: UiPath, Microsoft Power Automate, Blue Prism en Automation Anywhere. Ze doen in de basis hetzelfde en verschillen vooral in hoe je bouwt, waar de robots draaien en hoe het beheer is geregeld.

• UiPath. Een van de bekendste gespecialiseerde RPA-pakketten, met een omgeving om robots te bouwen en een aparte omgeving om ze te beheren en in te plannen.
• Microsoft Power Automate. Onderdeel van Microsoft 365. Naast flows in de cloud heeft het een desktopversie voor het automatiseren van schermhandelingen in Windows, en die sluit aan op de rest van de Microsoft-omgeving.
• Blue Prism. Gericht op grote organisaties, met de nadruk op centraal beheer van de robots en controle op wie wat mag.
• Automation Anywhere. Een platform dat in de cloud draait, waarin je robots bouwt, beheert en inzet.

Daarnaast zijn er tools als Zapier en Make. Die automatiseren ook, maar via de koppelingen van systemen en niet via het scherm, dus strikt genomen is dat geen RPA.