Wat is een PIM systeem en wanneer heb je er een nodig?

PIM staat voor Product Information Management: één systeem waarin je productinformatie staat en van waaruit die naar al je kanalen gaat. Titels, specificaties, vertalingen en beeld beheer je er één keer, waarna je shop, je marktplaatsen en je advertentiefeeds allemaal dezelfde gegevens krijgen.

PIM is de afkorting van Product Information Management. Het is geen onderdeel van je webshop en geen boekhoudpakket, maar een aparte laag ertussen: de plek waar productinformatie wordt verzameld, verrijkt en goedgekeurd voordat hij ergens naartoe gaat.

Het onderscheid dat telt is dat tussen transactiegegevens en productinformatie. Voorraad, prijs en orders horen bij de transactie en staan in je shop of je ERP. Titels, specificaties, maattabellen, vertalingen en beeld horen bij het product zelf, veranderen langzaam en moeten op elk kanaal hetzelfde zijn. Dat tweede is waar een PIM voor is.

In de keten staat het vóór je shop en naast je ERP. Leveranciersdata komt binnen, wordt in het PIM aangevuld en goedgekeurd, en gaat van daaruit naar je webshop, je marktplaatsen en je feeds. Je shop is dan niet meer de plek waar productinformatie ontstaat maar een van de bestemmingen. Dat is de verschuiving, en het is meteen de reden dat zo'n systeem invoeren meer een dataproject is dan een aankoop.

Vier dingen, en de eerste is de belangrijkste.

• Eén bron. Elk veld staat op één plek. Wijzig je een specificatie, dan wijzigt hij overal, en niet op drie plekken en niet op de vierde.
• Verrijken. Ruwe leveranciersdata omzetten naar wat jouw klant leest: een bruikbare titel, complete specificaties, goede beelden, vertalingen per taal.
• Per kanaal iets anders sturen. Google Shopping wil andere velden dan bol, en een marktplaats stelt eisen die je eigen site niet stelt. In een PIM leg je per kanaal vast welke velden meegaan en in welke vorm.
• Zien wat er ontbreekt. Welke producten missen een maattabel, een tweede foto of een Duitse vertaling. Dat is de lijst die anders pas verschijnt als een kanaal producten afkeurt.

Dat laatste is wat het in de praktijk oplevert. Een feed die wordt afgekeurd is bijna nooit een feedprobleem maar een dataprobleem, en een PIM maakt dat probleem zichtbaar voordat het kanaal het doet.

Drie systemen die elkaar raken en verschillende vragen beantwoorden. Een vierde staat erbij omdat hij vaak als alternatief wordt genoemd.

Systeem	Waar het over gaat	De vraag die het beantwoordt
ERP	orders, voorraad, inkoop, facturatie	wat is er verkocht en wat ligt er
PIM	productinformatie: titels, specificaties, vertalingen	wat staat er over dit product, en klopt het overal
DAM	bestanden: foto's, video, handleidingen	waar staat de juiste versie van dit beeld
Feedtool	de vertaalslag naar een kanaal	in welke vorm wil Google dit hebben

Bij een modemerk is Itsperfect het ERP: collecties, maten, kleuren, voorraad en orders. Dat systeem weet wat er in het magazijn ligt, maar het is niet de plek waar je een Duitse producttekst schrijft. Plytix is een PIM: daar staat de productinformatie, en van daaruit vullen dezelfde gegevens je shop, je Shopping-feed en je Meta-catalogus.

Een DAM zit meestal in het PIM ingebouwd en wordt pas een eigen systeem als beeld het zware onderdeel is: fotografie per variant, video, handleidingen, meerdere bijsnijdingen per kanaal.

Niet op basis van het aantal producten alleen. Deze vier signalen wegen zwaarder, en twee ervan is genoeg:

• Meer dan één verkoopkanaal. Een eigen shop plus bol, Amazon of een marktplaats. Zodra dezelfde productinformatie twee keer wordt onderhouden, loopt hij uit elkaar.
• Meer dan één taal of land. Vertalingen in spreadsheets bijhouden werkt tot de eerste wijziging.
• Meer dan één invuller. Inkoop, marketing en de leverancier vullen elk een deel. Zonder één plek met een status is niet na te gaan wat af is.
• Producten met veel eigenschappen. Maten, kleuren, materialen, certificeringen. Varianten zijn precies waar een shop zonder PIM onoverzichtelijk wordt.

Gaat het om een paar honderd producten op één kanaal in één taal, dan is een PIM meestal overhaast. Het probleem ontstaat bij de tweede taal, het tweede kanaal of de derde invuller.

Wat uitstellen kost is lastiger te zien dan wat het systeem kost, want het zit verspreid: een marktplaats die een oude specificatie toont, een Shopping-feed die producten laat vallen omdat één veld leeg is, en de uren die iemand kwijt is aan dezelfde wijziging op vier plekken doorvoeren. Tel die uren een kwartaal lang op voor je ze naast een licentie legt.

Vaker dan verkopers van PIM-software zeggen. Een feedtool als Channable staat tussen je productdata en je verkoopkanalen: je haalt de data uit je shop, verrijkt en filtert hem per kanaal, en stuurt hem naar Google, bol, Amazon en Meta. Orders komen terug in je shop.

Dat is genoeg zolang de bron klopt. Staat je productinformatie compleet in je webshop en gaat het alleen nog om de vorm die elk kanaal vraagt, dan lost een feedtool dat op en heb je geen laag ervoor nodig.

Het wordt te krap zodra je de bron zelf moet gaan repareren. Regels stapelen om een titel op te bouwen, ontbrekende velden per kanaal aanvullen, vertalingen in de feedtool onderhouden: dan doe je het werk van een PIM in een gereedschap dat daar niet voor is, en is de feedtool de plek waar de waarheid staat terwijl je shop iets anders zegt.

Welke laag bij een shop past hangt af van het assortiment en van het aantal kanalen. Wat wij daarin doen staat op E-commerce.

Wat wij bouwen en koppelen staat op Design & Development.