KoppelingenExact Online
Exact Online koppelen aan je webshop.
Exact Online is het boekhoudpakket waarin een groot deel van de Nederlandse webshops en groothandels hun administratie doet. Wij zetten de koppeling met je webshop of website erop: orders en klanten erin, voorraad en facturen eruit, zonder dat iemand iets overtypt.
Vertrouwd door
200+ bedrijven en webshops
Wat het oplevert
Wat een koppeling met Exact Online je oplevert.
Orders zonder overtypen. Een bestelling in je webshop wordt een order of factuur in Exact, met de klant erbij.
Eén waarheid over je voorraad. Wat in Exact op voorraad staat, staat op je site, en niet het aantal van vorige week.
Per administratie. Meerdere bv’s of merken naast elkaar: elke administratie is een eigen division in de koppeling.
Technisch
De koppeling in het kort.
- Vorm van de koppeling
- De REST API, met de code van de administratie in het adres van elke aanroep
- Authenticatie
- OAuth 2.0. Het access token is 10 minuten geldig, het refresh token rouleert bij elke vernieuwing
- Richting
- Beide kanten op
- Verversing
- Per aanroep, binnen 60 aanroepen per minuut en een dagelijkse limiet per administratie
- Wij bouwen het op
- WordPress, Next.js, Maatwerk
Waar het misgaat
- Het access token is 10 minuten geldig en het refresh token rouleert. Dat betekent dat de koppeling na elke vernieuwing het nieuwe refresh token moet bewaren; bewaart hij het oude, dan werkt de volgende vernieuwing niet meer en staat de koppeling stil. Dit is veruit de meest gemaakte fout bij Exact Online, en hij valt pas op als er een dag geen orders zijn doorgekomen.
- Je mag niet vaker dan eens per 10 minuten een nieuw token opvragen. Een koppeling die bij elke aanroep opnieuw inlogt, loopt daar dus tegenaan. Het token hoort te worden bewaard en hergebruikt tot het verloopt, en dat is iets anders dan het elke keer opnieuw ophalen omdat dat makkelijker leest.
- Er zit een limiet van 60 aanroepen per minuut, en daarnaast een dagelijkse limiet per administratie. Bij elk antwoord zitten headers waarin staat hoeveel je er nog over hebt. Wij lezen die mee en verdelen het werk: een nachtelijke synchronisatie van de hele catalogus is iets anders dan een order die meteen door moet.
- De administratie staat in het adres van elke aanroep. Heeft een klant meerdere bv’s in één Exact-omgeving, dan is dat per administratie een eigen code en een eigen limiet. Zet die code in een instelling; hij verandert als de boekhouder een nieuwe administratie aanmaakt, en dan wijst de koppeling ineens naar de verkeerde.
Exact Online koppelen
Wat je moet weten voor je begint.
Wat is Exact Online?
Exact Online is online boekhoudsoftware uit Delft, met daarnaast modules voor handel, productie en projecten. Voor een webshop of groothandel is het meestal de plek waar de administratie staat: debiteuren, facturen, artikelen en vaak ook de voorraad.
Dat maakt het een logisch eindpunt van een koppeling. Wat op je site gebeurt is verkopen; wat in Exact gebeurt is verantwoorden. De koppeling zorgt dat die twee dezelfde werkelijkheid zien.
Hoe de koppeling werkt
De API is REST met JSON en werkt per administratie: de code van die administratie staat in het adres van elke aanroep.
Aanmelden gaat met OAuth 2.0. Je maakt in het developerportaal van Exact een app aan, en een beheerder van de administratie geeft die app eenmalig toegang. Daarna werkt de koppeling met een access token dat 10 minuten geldig is, en een refresh token waarmee je een nieuwe ophaalt.
Dat refresh token verandert bij elke vernieuwing. De koppeling moet dus de nieuwste bewaren, niet de eerste. Doet hij dat niet, dan werkt alles tot het token verloopt en daarna niets meer.
Wat je heen en weer stuurt
De kant op naar Exact: de bestelling. Meestal als verkooporder of als factuur, met de klant als debiteur erbij. Bestaat die klant al, dan koppel je eraan in plaats van hem opnieuw aan te maken; daar hoort een afspraak bij over hoe je dat herkent, op e-mailadres of op klantnummer.
De kant op naar je site: artikelen, prijzen en voorraad. Dat is waar de winst zit voor een groothandel met duizenden artikelen, want die lijst met de hand bijhouden is geen werk maar een achterstand.
Wat je niet doet is alles bij elke bezoeker ophalen. Wij bewaren de gegevens aan onze kant en verversen op een ritme dat binnen de limieten past.
Wat er misgaat als er geen koppeling is
Drie dingen, en ze komen altijd terug. Een order die in de webshop staat en niet in de boekhouding, en dus pas bij de kwartaalafsluiting opvalt. Een artikel dat op je site nog leverbaar is terwijl het al weken op is, met een boze klant als gevolg. En een prijs die in Exact is aangepast en op de site niet, waarna iemand met de hand een creditnota maakt.
Elk van de drie kost meer tijd dan de koppeling, en dat is voor de meeste klanten de rekensom. Wat het niet oplost is een administratie die niet klopt: een koppeling maakt van rommel geen orde, hij maakt het alleen sneller zichtbaar.
Bijgewerkt op
Specialist voor koppelingen
JosDesign & Development085 83 30 533jos@klubb.nlVeelgestelde vragen
Kan ik mijn webshoporders automatisch in Exact Online krijgen?
Ja. Een bestelling wordt een verkooporder of een factuur in Exact, met de klant als debiteur erbij. We spreken vooraf af hoe een bestaande klant wordt herkend, zodat er geen dubbele debiteuren ontstaan.
Kan mijn voorraad uit Exact op mijn site staan?
Ja. Wij halen artikelen, prijzen en voorraad op en bewaren ze aan onze kant, zodat de site snel blijft en we binnen de limieten van Exact blijven.
Waarom valt een Exact-koppeling soms zomaar stil?
Meestal door het refresh token. Dat rouleert bij elke vernieuwing, dus de koppeling moet steeds de nieuwste bewaren. Bewaart hij de oude, dan werkt alles tot het token verloopt en daarna niets meer.
Hoeveel aanroepen mag een koppeling doen?
60 per minuut, plus een dagelijkse limiet per administratie. In elk antwoord zit een header met wat je nog over hebt; die lezen wij mee en daar verdelen we het werk op.
Werkt dit ook als wij meerdere bv’s hebben?
Ja. Elke administratie heeft een eigen code die in het adres van de aanroep staat, met een eigen limiet. Wij zetten die code in een instelling en niet in de code.
Werkt een Exact-koppeling ook op WordPress?
Ja, ook met WooCommerce. De aanroepen lopen vanaf de server, zodat de sleutels niet in de paginabron staan, en de synchronisatie draait op een vast ritme in plaats van bij elke bezoeker.
Let’s work together.
Je webshop en je boekhouding zien dezelfde werkelijkheid.