Pipedrive formulier op je website koppelen.

Pipedrive is een CRM dat is opgebouwd rond de verkooppijplijn: je ziet je deals als kaarten die van fase naar fase schuiven. Het is gemaakt voor verkoopteams die vooral willen weten wat er openstaat en wat de volgende stap is.

Voor een website is vooral het leaddeel interessant. Naast deals kent Pipedrive losse leads, plus personen en organisaties, en dat onderscheid bepaalt waar een aanvraag van je site terechtkomt. Werk je met Leadfeeder, dan kun je Leadfeeder koppelen aan Pipedrive, zodat bezoekende bedrijven als organisatie klaarstaan.

De integratie stuurt het formulier bij verzenden automatisch naar Pipedrive. De aanvraag komt binnen als lead of als deal, met de persoon en de organisatie erbij aangemaakt of gekoppeld als ze er al zijn.

Het verschil met een mail is niet de snelheid maar de opvolging. Een mail in een gedeelde postbus heeft geen eigenaar en geen fase. Een lead in Pipedrive heeft een eigenaar en staat bij de leads, en wat daar blijft liggen valt op. Pas als hij kansrijk is, zet je hem om naar een deal in een pijplijn.

Een lead in Pipedrive vraagt minimaal een titel en een koppeling met een persoon, een organisatie of allebei. Een formulier op je website maakt dus eerst de persoon aan of zoekt hem op, en daarna de lead. Naam, e-mailadres en telefoonnummer gaan naar de persoon, de bedrijfsnaam naar de organisatie, de vraag en de herkomst naar de lead.

Leads hebben geen fase en geen pijplijn, en dat is met opzet: het is de plek waar een aanvraag binnenkomt voordat iemand beslist of het een deal wordt. Bij het omzetten kies je de pijplijn en de fase. Wil je dat een websiteaanvraag meteen als deal in een fase staat, dan kan de koppeling dat ook, maar dan sla je die beoordeling over.

Terug naar je site gaat meestal niets. Is dat wel nodig, bijvoorbeeld omdat je website iets moet doen als een deal gewonnen is, dan loopt dat via een webhook van Pipedrive.

De Web Forms uit LeadBooster gebruiken kan, en soms is het de juiste keuze. Maar die formulieren zitten in de LeadBooster-uitbreiding, dus er komen kosten bij bovenop je abonnement, en het formulier wordt ingesloten in plaats van dat het onderdeel van je site is.

Dat ingesloten formulier is precies de plek waar je meting stopt en waar de vormgeving afwijkt van de rest van je pagina. Bij een enkel contactformulier weegt dat niet op tegen het bouwwerk; bij een formulier dat er echt toe doet wel.

Pipedrive kan per bron laten zien wat er binnenkomt en wat ervan wordt gewonnen. Dat cijfer is precies zo goed als wat je meestuurt.

Wij geven de campagne, de zoekterm en de landingspagina mee als velden bij de lead. Zonder dat staat alles als "website" in je CRM en weet je aan het eind van het kwartaal dat je website leads oplevert. Dat wist je al. Mét die velden zie je welke advertentie een gewonnen deal opleverde, en dat is een ander gesprek.

De Leads API heeft daar zelf al plekken voor: een kanaal, en een origin-id waarmee je de bron verder onderscheidt. Wat daar niet in past, zoals de zoekterm, zetten we in een eigen veld. Leads hebben geen eigen set velden maar gebruiken die van deals, dus zo’n veld gaat mee als de lead een deal wordt. Hoe we dezelfde bron in je meting vastleggen, staat bij data en tracking.

De snelste route is een API-token, dat in de header x-api-token meegaat bij elke aanroep. Let op wat dat betekent: een token hoort bij één gebruiker en één bedrijf, en geeft toegang tot alle gegevens van die gebruiker. Maak daarom een aparte gebruiker voor de integratie. Dan legt een vertrek of een gewijzigd wachtwoord het formulier niet stil, en zie je in Pipedrive welke leads via de website binnenkwamen.

Moet de koppeling meerdere Pipedrive-accounts bedienen, dan is OAuth 2.0 de route, via een eigen app. Voor het bouwen van zo’n app raadt Pipedrive een developer sandbox-account aan, zodat je niet in echte gegevens test.

Bij de livegang zetten we het token als omgevingsvariabele op de server, sturen we een paar testaanvragen door en kijken we in Pipedrive of persoon, organisatie, lead en herkomst op de goede plek staan. Daarna halen we de testleads weer weg.

Pipedrive rekent met een dagbudget aan tokens: 30.000 basistokens, maal een factor voor je abonnement, maal het aantal gebruikers. Elke aanroep kost tokens, en zoeken kost meer dan ophalen: één record ophalen kost er 2, een zoekopdracht 40. Daarnaast geldt een limiet per twee seconden per gebruiker, die bij een API-token lager ligt dan bij een OAuth-app, en zoekopdrachten hebben een eigen grens van 10 per twee seconden.

Voor een formulier is dat ruim. Het opzoeken van een bestaande persoon is de duurste stap. Bij overschrijding komt er een 429 terug, en de headers x-ratelimit-remaining en x-daily-requests-left laten zien hoeveel ruimte er nog is. Het dagbudget geldt voor het hele bedrijfsaccount, dus een ander pakket dat veel aanroepen doet, raakt ook je formulier.

Een fout die makkelijk ontstaat, is een lead zonder persoon of organisatie. Pipedrive weigert die, en zonder controle ziet de bezoeker een bevestiging terwijl er niets in je CRM staat.

Op WordPress bouwen we het formulier in je thema, en de verzending loopt via de server van je site naar Pipedrive. Het token staat dan in de configuratie van de server en niet in de pagina, waar iedereen het zou kunnen uitlezen. Op een maatwerksite in Next.js doet een serverroute hetzelfde.

In beide gevallen is het formulier een gewoon onderdeel van de pagina. Het laadt geen script van buiten, volgt je eigen opmaak en telt als conversie op je eigen domein. Gebruik je HubSpot als CRM, dan is de opzet vergelijkbaar; zie de HubSpot API koppeling.