noCRM koppeling met je website.

noCRM is een verkoopsysteem dat bewust geen klassiek CRM wil zijn. Het uitgangspunt is dat elke lead een volgende actie heeft: bellen, mailen, langsgaan. Staat er geen actie, dan valt de lead op in plaats van dat hij stilletjes veroudert.

Daaromheen zitten pijplijnen met stappen, prospectinglijsten voor koude acquisitie, en statussen van te doen tot gewonnen of verloren. Het is gemaakt voor kleinere verkoopteams die vooral willen dat er wordt opgevolgd.

De koppeling stuurt het formulier bij verzenden naar noCRM, waar het als lead binnenkomt in de juiste pijplijn en bij de juiste gebruiker. De volgende actie kan meteen mee, zodat de lead niet zonder opvolging in de lijst staat.

Dat laatste is het hele punt van dit systeem. Een lead zonder actie is in noCRM zichtbaar als iets dat aandacht nodig heeft, en dat werkt alleen als de integratie die actie ook echt meestuurt.

Een lead in noCRM heeft twee verplichte velden: een titel, meestal de bedrijfsnaam, en een omschrijving met de gegevens van het contact. Daarnaast kun je de gebruiker meegeven aan wie de lead toekomt, tags, en de stap in de pijplijn waar hij begint.

De herkomst zetten we in tags: de pagina, de campagne en de zoekterm. Daarop kun je daarna filteren, en een tag die nog niet bestaat maakt noCRM bij het aanmaken van de lead zelf aan. Hoe we diezelfde herkomst in je meting vastleggen, lees je bij data en tracking.

Geef je geen gebruiker mee en werk je met een API-key, dan komt de lead zonder eigenaar binnen, op een apart tabblad voor leads die nog niet zijn toegewezen. Dat kan de bedoeling zijn, als iemand de leads verdeelt, maar spreek het vooraf af.

noCRM heeft een e-mailadres waar je contactformulier naartoe kan sturen; daarmee heb je in tien minuten leads in je systeem. Voor een enkel contactformulier op een kleine site is dat een prima oplossing.

Wat je inlevert zijn de velden. Wat binnenkomt is een mailtekst, geen ingevulde lead, dus het onderscheid tussen een offerteaanvraag en een sollicitatie moet iemand met de hand maken. Rapporteren per bron kan dan ook niet. Bij meer dan een paar aanvragen per week is de API de goedkopere route.

De API staat op tweeduizend verzoeken per dag. Voor het wegschrijven van formulieren is dat geen enkel probleem: dat zijn er zelfs bij een drukke site een handvol per uur.

Het wordt anders als je ook gegevens ophaalt om op je site te tonen. Dan telt elk bezoek mee, en bij overschrijding krijg je een 429 en komt er niets meer binnen. Wij lossen dat op door aan onze kant te onthouden wat we hebben opgehaald en niet door vaker te vragen.

Bij een 429 staan er twee headers in het antwoord: API-RETRY-AFTER, het aantal seconden tot je het opnieuw mag proberen, en API-LIMIT-RESET, het moment waarop de teller weer op nul gaat. Een integratie die daarop wacht, gaat na die tijd gewoon verder.

1. Sleutel. Een beheerder maakt in het beheergedeelte van noCRM een API-key aan. Die heeft beheerdersrechten, dus behandel hem als het wachtwoord van een beheerder: op de server, nooit in de pagina. Intrekken kan op elk moment door hem te verwijderen.
2. Of een gebruikerstoken. Dat vraag je op met het e-mailadres en wachtwoord van een gebruiker, en het is dertig dagen geldig of tot die gebruiker uitlogt. Het volgt de rechten van die gebruiker, maar moet dus ook op tijd worden vernieuwd. Met een gebruikerstoken kun je geen andere gebruiker als eigenaar van de lead opgeven.
3. Verdeling. We leggen vast in welke pijplijn en bij welke stap een aanvraag binnenkomt, en of er meteen een gebruiker aan hangt.
4. Testen en livegang. Een aparte testomgeving vonden we niet in de documentatie van noCRM, dus we testen met een herkenbare tag en ruimen die leads daarna op.

In WordPress hoort het formulier bij je thema, en noCRM krijgt de gegevens van de server van je site, niet van de browser. Dat moet ook: de API werkt alleen over HTTPS en met een sleutel in de header, en een API-key met beheerdersrechten in de browser geeft toegang tot al je leads.

Bij maatwerk in Next.js neemt een serverroute die taak over. Hoe dan ook ziet de bezoeker een nette bevestiging, ook als noCRM even niet bereikbaar is. Werk je met een uitgebreider CRM, kijk dan bij Pipedrive of HubSpot.