SnelStart API koppelen aan je webshop.

SnelStart is Nederlandse boekhoudsoftware uit Alkmaar, gericht op het mkb: facturen, bankmutaties, btw-aangifte, relaties en artikelen. Het is een van de pakketten die je het vaakst tegenkomt bij een webshop die zonder ERP werkt.

Voor een integratie is dat prettig, want het aantal begrippen is beperkt: relaties, artikelen, verkooporders en facturen. Je hoeft niet eerst een datamodel te doorgronden voordat je weet waar een bestelling terechtkomt.

SnelStart heeft een B2B-API, versie 2, die openbaar is gedocumenteerd met voorbeelden. Dat scheelt in de inschatting vooraf: we kunnen vóór de opdracht zien wat er kan.

Aanmelden gaat in twee stappen. De klant levert een koppelsleutel uit zijn eigen administratie; die wisselen wij in voor een token. Daarnaast gaat er een abonnementssleutel mee die bij de koppeling hoort.

Als de koppeling af is, dient hij te worden ingediend bij SnelStart om een definitieve sleutel te krijgen. Tot die tijd werk je met een tijdelijke. Reken die stap in de planning mee.

In volgorde:

1. Wij maken een tijdelijk account aan op het developerportaal van SnelStart. Dat is kosteloos en geeft toegang tot de documentatie en een console waarmee je de API rechtstreeks aanroept.
2. Jij maakt de koppelsleutel aan in SnelStart Web, onder Koppelingen: je kiest de tegel, daarna koppeling instellen, en de sleutel wordt aangemaakt. Die geef je aan ons door via een wachtwoordkluis.
3. We bouwen en testen met de tijdelijke sleutel.
4. We melden de koppeling aan voor certificering. Na goedkeuring geeft SnelStart een permanente sleutel af: een maatwerksleutel voor een koppeling voor één klant, of een productiesleutel voor een koppeling die meer klanten gebruiken. Aan die sleutel zijn eenmalige kosten van SnelStart verbonden.
5. Met de permanente sleutel gaat de koppeling live.

Naar SnelStart gaat de bestelling, als verkooporder of als factuur, met de relatie erbij. Bestaat die relatie al, dan koppel je eraan; de afspraak hoe je dat herkent maak je vooraf, meestal op e-mailadres met de relatiecode als terugval.

Naar je site komen de artikelen met hun prijzen. Voor een webshop die zijn assortiment in SnelStart bijhoudt is dat de belangrijkste helft: één bestand, één plek waar je iets wijzigt.

Voorraad is een apart gesprek, zeker als die al in een magazijnsysteem als Picqer staat. Niet elke SnelStart-inrichting houdt voorraad bij, en een getal op je site dat niet klopt is erger dan geen getal.

Een deel van de fouten zit niet in de code maar in het abonnement. De tegel voor een maatwerkkoppeling staat alleen in de pakketten inZicht en inControle, en tijdens de gratis proefperiode kun je geen koppeling instellen: SnelStart vraagt dan eerst om het abonnement te bevestigen. Wie dat pas ontdekt als de koppeling klaar is, wacht onnodig.

Een tweede zit in het terugzetten van een back-up. Een teruggezette administratie krijgt een andere unieke sleutel, en dan moet de koppeling opnieuw worden geactiveerd. Tot dat gebeurt komt er niets binnen, terwijl de webshop gewoon bestellingen blijft aannemen.

En de derde is het verschil tussen de twee soorten sleutels na certificering. Een maatwerksleutel hoort bij één klant; een productiesleutel is voor een koppeling die een softwarepartij aan veel klanten aanbiedt. Voor een koppeling van één webshop met zijn eigen administratie is de maatwerksleutel de juiste.

Bij een paar bestellingen per week is met de hand overtypen geen ramp, en dan is een koppeling vooral een leuk idee. De omslag ligt in de praktijk bij het moment dat iemand er een vast half uur per dag aan kwijt is, of bij de eerste keer dat een order tussen wal en schip valt.

Een tweede reden om te koppelen zijn de klantgegevens. Wie zijn relaties netjes in SnelStart heeft staan, kan er ook mee werken: een herhaalaankoop herkennen, een factuur terugvinden, een klant niet twee keer aanmaken.

En een reden om het niet te doen: als je administratie op orde moet komen, doe dat eerst. Een koppeling maakt van rommel geen orde.

Op WooCommerce loopt de integratie via een geplande taak. Pas als een bestelling betaald is, maakt die taak hem aan in SnelStart, met de relatie erbij, en hij onthoudt welke orders al zijn doorgezet, zodat een bestelling nooit twee keer in de administratie komt. Artikelen en prijzen uit SnelStart overschrijven de webshop, niet andersom. Wat er bij ons in een WooCommerce webshop zit, lees je op een aparte pagina.

Op een maatwerksite, bijvoorbeeld in Next.js met Payload als beheer, staat de koppeling in een eigen serverroute die dezelfde regels volgt. Dat is de route voor een webshop met een eigen bestelproces, zoals offertes voor zakelijke klanten die pas na akkoord een order worden.

Groeit de administratie uit SnelStart, dan werkt een koppeling met Exact Online volgens hetzelfde idee, met andere begrippen. De webshop zelf bouwen we binnen Design & Development.